10.3 Utilisation de l'organigramme

En fonction de l'entrée de recherche saisie sur la page Organigramme, le tableau de bord affiche l'organigramme de l'entité. Vous pouvez effectuer d'autres tâches sur la page, comme visualiser d'autres relations de l'entité, modifier l'entité racine et afficher son organigramme, ou consulter l'organigramme d'une entité au niveau suivant de la hiérarchie de relations.

Pour mieux comprendre les tâches que vous pouvez effectuer sur la page Organigramme, prenons l'exemple suivant d'une équipe marketing de la société XYZ :

Margo Mackenzie est le directeur de l'équipe marketing dans laquelle Allison Blake, Kevin Chester et Maria Belafonte sont des employés qui lui sont subordonnés. Margo Mackenzie est subordonnée à Timothy Swan, vice-président de l'équipe marketing.

Accédez à Personnes > Organigramme dans le tableau de bord et recherchez Timothy Swan pour afficher son organigramme. De même, effectuez une recherche pour Margo Mackenzie. La Figure 10-2 et la Figure 10-3 représentent leur organigramme individuel selon la relation Manager-Employé.

Figure 10-2 Organigramme de Timothy Swan dans le rôle de Manager (gestionnaire).

Figure 10-3 Organigramme de Margo Mackenzie dans le rôle de Manager (gestionnaire).

Examinons les tâches que vous pouvez effectuer sur la page Organigramme sur la base de l'exemple ci-dessus :

REMARQUE :les tâches ci-dessus s'appliquent aux entités utilisateur et personnalisées.

10.3.1 Réinitialisation de la racine dans la vue Organigramme

Pour réinitialiser l'utilisateur racine dans votre vue Organigramme :

  1. Identifiez l'utilisateur que vous souhaitez définir comme nouvelle racine.

    Imaginons que vous consultiez l'organigramme dans lequel Timothy Swan occupe le rôle de Manager et que vous souhaitez définir Margo Mackenzie comme nouvelle racine.

  2. Accédez à la carte de Margo Mackenzie, puis cliquez sur l'icône . Elle devient la nouvelle racine et se retrouve au sommet de l'organigramme Manager-Employé. Les employés subordonnés à Margo Mackenzie, à savoir Maria Belafonte, Kevin Chester et Allison Blake, sont répertoriés sous sa carte.

    Figure 10-4 Margo Mackenzie comme nouvelle racine dans la vue Organigramme

10.3.2 Changement de la vue Organigramme

Pour réinitialiser l'utilisateur racine et la relation par défaut dans la vue Organigramme, procédez comme suit :

  1. Identifiez l'utilisateur dont vous souhaitez afficher l'organigramme.

    Supposez que vous affichiez l'organigramme dans lequel Margo Mackenzie a le rôle Manager (Gestionnaire). Maria Belafonte, une employée subordonnée à Margo Mackenzie, est également mentor pour Kevin Chester et Allison Blake. Vous souhaitez afficher la relation Mentor-Employee (Mentor-Employé) de Maria Belafonte.

  2. Accédez à la carte de Maria Belafonte, puis cliquez sur .

  3. Dans le menu déroulant, sélectionnez la relation Mentor-Employee (Mentor-Employé). Maria Belafonte devient la racine de l'organigramme Mentor-Employee (Mentor-Employé) et Kevin Chester et Allison Blake sont répertoriés en tant qu'employés sous cette personne.

    Figure 10-5 Organigramme de Maria Belfonte dans le rôle de Mentor

10.3.3 Choix d'une relation à afficher

Pour afficher les relations d'un utilisateur autre que celui par défaut, procédez comme suit :

  1. Identifiez l'utilisateur dont vous souhaitez afficher la relation.

    Supposez que vous affichiez l'organigramme dans lequel Margo Mackenzie a le rôle Manager (Gestionnaire). Vous souhaitez afficher la relation de groupe d'utilisateurs de Maria Belafonte, qui fait partie du groupe Marketing.

  2. Accédez à la carte de Maria Belafonte, puis cliquez sur .

  3. Dans le menu déroulant, sélectionnez la relation Groupes d'utilisateurs. L'organigramme d'adhésion à un groupe de Maria Belafonte est inséré automatiquement dans la vue Organigramme existante.

REMARQUE :le niveau maximal auquel vous pouvez étendre l'organigramme d'un utilisateur et y insérer les relations est défini par l'administrateur. Par défaut, vous pouvez développer jusqu'au niveau 3, le niveau 1 étant toujours assigné à l'utilisateur racine.

10.3.4 Navigation vers le niveau suivant de la hiérarchie de relations

Pour comprendre cette tâche, prenons un deuxième exemple avec Edward Miller, directeur de l'équipe de vente. Allison Blake et Filla Martell sont les subordonnés directs d'Edward Miller. Comme vous pouvez le constater, Allison Blake est un membre commun des équipes de ventes et marketing, et dépend de deux gestionnaires, à savoir Edward Miller et Margo Mackenzie.

Pour accéder au niveau suivant de l'arborescence de relations et le développer, procédez comme suit :

  1. Identifiez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez accéder au niveau suivant de la hiérarchie.

    Supposons que vous consultiez l'organigramme dans lequel Margo Mackenzie occupe le rôle de Manager (Gestionnaire) et que vous souhaitiez afficher l'organigramme d'Allison Blake.

  2. Accédez à la carte d'Allison Blake, cliquez sur et sélectionnez la relation récursive Manager-Employé dans la liste.

  3. Cliquez sur .

    Dans le menu déroulant Manager-Employé, l'employée Allison Blake affiche deux gestionnaires, à savoir Margo Mackenzie et Edward Miller dont elle dépend.

    Figure 10-6 Relation récursive Manager-Employé d'Allison Blake

  4. Sélectionnez le gestionnaire Edward Miller. L'organigramme d'Allison Blake s'affiche.

    Figure 10-7 Organigramme d'Allison Blake

10.3.5 Envoi d'un courrier électronique aux utilisateurs de l'organigramme

À l'aide de l'option , vous pouvez :

  • envoyer un message électronique à l'utilisateur sélectionné ;

  • partager le lien de profil d'une entité par courrier électronique ;

  • (facultatif, applicable uniquement à la relation Manager-Employé) envoyer un message électronique à tous les membres d'équipe sous un utilisateur sélectionné.

Pour plus d'informations, cliquez sur dans le tableau de bord.

Avant d'envoyer un message électronique à partir de la vue Organigramme, vous devez vous assurer qu'un client de messagerie par défaut est configuré sur votre système.

10.3.6 Affichage des informations détaillées d'un utilisateur

  1. Identifiez l'utilisateur dont vous souhaitez afficher les informations.

    Supposons que vous consultiez l'organigramme dans lequel Margo Mackenzie occupe le rôle de Manager (Gestionnaire) et que vous souhaitiez afficher des informations supplémentaires telles que les rôles et ressources assignés à Kevin Chester.

  2. Accédez à la carte de Kevin Chester, puis cliquez sur l'icône . La page Profil affiche des informations détaillées, telles que les rôles et les ressources qui lui ont été assignés.

Si vous ne parvenez pas à afficher l'icône sur la carte d'un utilisateur, par exemple de Jack Miller, qui est le président de la société XYZ, cela indique que vous ne disposez pas des autorisations adéquates pour le catalogue des utilisateurs et ne pouvez donc pas consulter son profil. Contactez votre administrateur si vous devez disposer des droits d'accès nécessaires pour afficher un profil.

Pour plus d'informations, cliquez sur dans le tableau de bord.