L'automatisation de workflow permet d'automatiser des processus informatiques en créant des formulaires de workflow personnalisés qui sont exécutés lorsqu'un workflow est effectué ou lorsqu'ils sont déclenchés par un événement de workflow nommé, qui est créé sur le serveur d'automatisation de workflow. Lorsque vous créez un formulaire de workflow, vous définissez les groupes d'administrateurs qui peuvent le consulter. La soumission de formulaire ou l'exécution du processus de workflow dépend des pouvoirs délégués aux groupes inclus lors de la création du formulaire de workflow.
Lorsqu'ils sont créés ou modifiés, les formulaires de workflow sont enregistrés sur le serveur Web. Les assistants administrateur qui se connectent à la console Web de ce serveur ont accès aux formulaires en fonction de la manière dont vous configurez ces derniers. Les formulaires sont généralement accessibles à tous les utilisateurs possédant des informations d'identification pour le serveur Web. Pour limiter l'accès à un formulaire spécifique, vous devez ajouter des groupes d'assistants administrateur (AA), puis masquer le formulaire pour les autres utilisateurs. Pour pouvoir soumettre le formulaire, vous devez disposer de l'un des pouvoirs suivants :
Créer un événement de workflow et modifier toutes les propriétés
Démarrer le workflow
Lancement d'un formulaire de workflow : les workflows sont créés sur le serveur d'automatisation de workflow, qui doit être intégré à DRA via la console de délégation et de configuration. Pour enregistrer un nouveau formulaire, l'option Lancer le workflow spécifique ou Déclencher le workflow par événement doit être configurée dans les propriétés du formulaire. Vous trouverez plus d'informations sur ces options ci-dessous :
Lancer le workflow spécifique : cette option répertorie tous les workflows disponibles en production sur le serveur de workflow pour DRA. Pour que les workflows viennent remplir cette liste, ils doivent être créés dans le dossier DRA_Workflows du serveur d'automatisation de workflow.
Déclencher le workflow par événement : cette option permet d'exécuter des workflows avec des déclencheurs prédéfinis. Les workflows avec des déclencheurs sont également créés sur le serveur d'automatisation de workflow.
REMARQUE :seules les requêtes de workflow configurées avec l'option Launch Specific Workflow (Lancer le workflow spécifique) auront un historique d'exécution consultable dans le volet de recherche principal sous Tasks (Tâches) > Requests (Requêtes).
Vous pouvez modifier une requête existante ou en créer une. Pour créer une requête de workflow ou pour modifier une requête existante, accédez à Tasks (Tâches) > Customization (Personnalisation) > Workflow (Requests) (Workflow (requêtes)).
Pour créer une requête, procédez comme suit :
Configurez la requête pour exécuter un workflow spécifié lorsque le formulaire est soumis ou pour qu'elle s'exécute lorsqu'un événement nommé prédéfini la déclenche.
Choisissez le ou les groupes d'assistants administrateur qui sont inclus dans le processus de workflow et activez l'option Form is hidden (Le formulaire est masqué) sous l'onglet General (Général) pour limiter l'accès au formulaire à ces utilisateurs.
Ajoutez au formulaire tous les champs ou pages de propriétés dont vous avez besoin.
Le cas échéant, créez des gestionnaires personnalisés pour définir davantage le processus de workflow et la façon dont il s'exécute.
REMARQUE :les options de gestionnaire personnalisé n'apparaissent pour une nouvelle requête de workflow qu'après son premier enregistrement. Vous pouvez accéder aux gestionnaires personnalisés, les créer et les modifier dans Form Properties (Propriétés du formulaire).
Désactivez l'option Form is hidden (Le formulaire est masqué) pour permettre aux utilisateurs d'afficher les formulaires.
Pour plus d'informations sur la configuration du serveur d'automatisation du workflow, reportez-vous à la section Configuration du serveur d'automatisation du workflow. Pour personnaliser les requêtes de workflow, reportez-vous à la section Personnalisation des formulaires de requête.