如果 DRA 管理員已在 DRA 受管理企業建立公用資料夾樹系，並授予您在 DRA 中管理公用資料夾的權限，您將能夠建立共享資料夾、修改資料夾內容，以及產生變更歷程報告。僅能在 Web 主控台中建立並修改公用資料夾。您要從「管理 > 公用資料夾」索引標籤執行公用資料夾任務。
您可以在指定的「公用資料夾」網域、子樹狀結構和信箱中透過 Web 主控台來建立新的公用資料夾。您可以使用已選取網域的預設信箱或選擇一個信箱。
您可以使用清單工具列上的啟用郵件選項，來啟用公用資料夾的電子郵件。這可讓您將電子郵件地址與公用資料夾相關聯，並修改公用資料夾的內容。
您可以使用清單工具列上的停用郵件選項來停用公用資料夾的電子郵件。
在現有的公用資料夾啟用郵件後，您可以檢視資料夾的統計資料，並修改該公用資料夾的內容。在這些內容中，您可以指定使用者傳送與限制選項、大小限制與配額警告、郵件內容、儲存區保留限制、包含仲裁者以核准郵件及自定屬性。
附註：當選取多個公用資料夾時，您也可以更新多個公用資料夾的部分內容，例如儲存區配額。
如果公用資料夾沒有任何子資料夾且電子郵件選項已停用，您可以刪除公用資料夾。