Mit der Workflowautomatisierung können Sie IT-Prozesse automatisieren, indem Sie benutzerdefinierte Workflowformulare erstellen, die beim Ausführen eines Workflows ausgeführt oder durch ein benanntes Workflowereignis ausgelöst werden, das im Workflowautomatisierungsserver erstellt wird. Beim Erstellen eines Workflowformulars definieren Sie die Administratorgruppen, die das Formular anzeigen können. Das Übertragen des Formulars bzw. die Ausführung des Workflowprozesses hängt von den Befugnissen ab, die der Gruppe bzw. den Gruppen beim Erstellen des Workflowformulars delegiert wurden.
Workflowformulare werden, wenn sie erstellt oder geändert werden, auf dem Webserver gespeichert. Hilfsadministratoren, die sich bei der Webkonsole für diesen Server anmelden, erhalten je nach Konfiguration des Formulars Zugriff auf die Formulare. Die Formulare sind im Allgemeinen für alle Benutzer verfügbar, die über einen Berechtigungsnachweis für den Webserver verfügen. Wenn Sie den Zugriff auf ein bestimmtes Formular einschränken möchten, fügen Sie Hilfsadministratorgruppen hinzu und blenden Sie das Formular für andere Benutzer aus. Zum Übertragen des Formulars ist eines der folgenden Befugnisse erforderlich:
Workflowereignis erstellen und alle Eigenschaften ändern
Workflow starten
Workflowformular starten: Workflows werden auf dem Workflowautomatisierungsserver erstellt, der über die Webkonsole mit DRA integriert sein muss. Um ein neues Formular speichern zu können, muss in den Formulareigenschaften entweder die Option Launch Specific Workflow (Spezifischen Workflow starten) oder die Option Trigger Workflow by Event (Workflow nach Ereignis auslösen konfiguriert sein. Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie unten:
Launch Specific Workflow (Spezifischen Workflow starten): Diese Option listet alle verfügbaren Workflows auf, die auf dem Workflowserver für DRA in der Produktion verfügbar sind. Workflows werden in dieser Liste nur angezeigt, wenn Sie auf dem Workflowautomatisierungsserver im Ordner DRA_Workflows erstellt wurden.
Trigger Workflow by Event (Workflow nach Ereignis auslösen): Diese Option dient dem Ausführen von Workflows mit vordefinierten Auslösern. Die Workflows mit Auslösern werden ebenfalls auf dem Workflowautomatisierungsserver erstellt.
HINWEIS:Nur Workflowformulare, die mit der Option „Launch Specific Workflow“ (Spezifischen Workflow starten) konfiguriert wurden, verfügen alle über einen Ausführungsverlauf, der im Hauptsuchbereich unter Verwaltung > Anforderungen abgefragt werden können.
Sie können ein vorhandenes Formular ändern oder ein neues Formular erstellen. Um ein neues Workflowformular zu erstellen oder ein vorhandenes Formular zu ändern, navigieren Sie zu Anpassung > Workflow.
Befolgen Sie zum Erstellen eines neuen Formulars die folgenden grundlegenden Schritte:
Konfigurieren Sie das Formular so, dass es einen spezifizierten Workflow ausführt, wenn es übertragen wird, oder konfigurieren Sie es so, dass es ausgeführt wird, wenn es von einem vordefinierten benannten Ereignis ausgelöst wird.
Wählen Sie die Hilfsadministratorgruppe oder -gruppen, die im Workflowprozess eingeschlossen sind, und aktivieren Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ die Option Formular ist ausgeblendet, um den Benutzerzugriff auf das Formular einzuschränken.
Fügen Sie beliebige erforderliche Eigenschaftenfelder oder zusätzliche Eigenschaftenseiten zum Formular hinzu.
Erstellen Sie je nach Bedarf benutzerdefinierte Behandlungsroutinen, um den Workflowprozess und seine Ausführung weiter zu definieren.
HINWEIS:Benutzerdefinierte Optionen für Behandlungsroutinen werden für eine neues Workflowformular erst angezeigt, nachdem das Formular zum ersten Mal gespeichert wurde. Über die Formulareigenschaften können Sie auf die benutzerdefinierten Behandlungsroutinen zugreifen und benutzerdefinierte Behandlungsroutinen erstellen oder ändern.
Informationen über das Anpassen von Workflowformularen finden Sie in Anpassen von Workflowformularen.