Mit der Workflowautomatisierung können Sie IT-Prozesse automatisieren, indem Sie benutzerdefinierte Workflowformulare erstellen, die beim Ausführen eines Workflows ausgeführt oder durch ein benanntes Workflowereignis ausgelöst werden, das im Workflowautomatisierungsserver erstellt wird. Beim Erstellen eines Workflowformulars definieren Sie die Administratorgruppen, die das Formular anzeigen können. Das Übertragen des Formulars bzw. die Ausführung des Workflowprozesses hängt von den Befugnissen ab, die der Gruppe bzw. den Gruppen beim Erstellen des Workflowformulars delegiert wurden.
Workflowformulare werden, wenn sie erstellt oder geändert werden, auf dem Webserver gespeichert. Hilfsadministratoren, die sich bei der Webkonsole für diesen Server anmelden, erhalten je nach Konfiguration des Formulars Zugriff auf die Formulare. Die Formulare sind im Allgemeinen für alle Benutzer verfügbar, die über einen Berechtigungsnachweis für den Webserver verfügen. Wenn Sie den Zugriff auf ein bestimmtes Formular einschränken möchten, fügen Sie Hilfsadministratorgruppen hinzu und blenden Sie das Formular für andere Benutzer aus. Zum Übertragen des Formulars ist eines der folgenden Befugnisse erforderlich:
Workflowereignis erstellen und alle Eigenschaften ändern
Workflow starten
Workflowformular starten: Workflows werden auf dem Workflowautomatisierungsserver erstellt, der über die Delegierungs- und Konfigurationskonsole mit DRA integriert sein muss. Um ein neues Formular speichern zu können, muss entweder die Option Spezifischen Workflow starten oder die Option Workflow nach Ereignis auslösen in den Formulareigenschaften konfiguriert sein. Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie unten:
Spezifischen Workflow starten: Diese Option listet alle verfügbaren Workflows auf, die auf dem Workflowserver für DRA in Produktion sind. Damit die Workflows in dieser Liste angezeigt werden, müssen Sie im Ordner DRA_Workflows auf dem Workflowautomatisierungs-Server erstellt worden sein.
Workflow nach Ereignis auslösen: Mit dieser Option können Sie Workflows mit vordefinierten Auslösern ausführen. Die Workflows mit Auslösern werden auch auf dem Workflowautomatisierungs-Server erstellt.
HINWEIS:Nur Workflowanforderungen, die mit „Spezifischen Workflow starten“ konfiguriert wurden, verfügen über einen Ausführungsverlauf, der im Hauptsuchbereich unter Aufgaben > Anforderungen abgefragt werden kann.
Sie können eine vorhandene Anforderung ändern oder eine Anforderung erstellen. Um eine Workflowanforderung zu erstellen oder eine vorhandene Anforderung zu ändern, wechseln Sie zu Aufgaben > Anpassung > Workflow (Anforderungen).
Führen Sie diese einfachen Schritte aus, um eine Anforderung zu erstellen:
Konfigurieren Sie die Anforderung so, dass sie einen spezifizierten Workflow ausführt, wenn das Formular übertragen wird, oder konfigurieren Sie die Anforderung so, dass sie ausgeführt wird, wenn sie von einem vordefinierten benannten Ereignis ausgelöst wird.
Wählen Sie die Hilfsadministratorgruppe oder -gruppen, die im Workflowprozess eingeschlossen sind, und aktivieren Sie die Option Formular ist ausgeblendet auf der Registerkarte Allgemein, um den Formularzugriff auf diese Benutzer zu beschränken.
Fügen Sie beliebige erforderliche Eigenschaftenfelder oder zusätzliche Eigenschaftenseiten zum Formular hinzu.
Erstellen Sie je nach Bedarf benutzerdefinierte Behandlungsroutinen, um den Workflowprozess und seine Ausführung weiter zu definieren.
HINWEIS:Benutzerdefinierte Optionen für Behandlungsroutinen werden für eine neue Workflowanforderung erst angezeigt, nachdem die Anforderung zum ersten Mal gespeichert wurde. Über Formulareigenschaften können Sie auf die benutzerdefinierten Behandlungsroutinen zugreifen und benutzerdefinierte Behandlungsroutinen erstellen oder ändern.
Deaktivieren Sie die Option Formular ist ausgeblendet, damit die Benutzer die Formulare anzeigen können.
Informationen zum Konfigurieren des Workflowautomatisierungsservers finden Sie in Workflowautomatisierungsserver konfigurieren und Informationen zur Anpassung von Workflowanforderungen in Anpassen von Anforderungsformularen.